5R, Langkah Menuju Kondisi yang Lebih Baik

Bagi mereka yang bertanggung jawab atas kinerja suatu bagian yang biasa disebut "Gudang" yang belum menerapkan 5R, permasalahan-permasalahan seperti low efficiency space karena banyaknya barang-barang yang tidak jelas pemakaian atau kapan dipakainya, proses penyiapan barang yang terlalu lama akibat harus mencari dulu dimana tempatnya, kondisi lingkungan kerja yang selalu kotor, member gudang yang low performance, akan sering dihadapi. Jika perusahaan secara keseluruhan belum mencanangkan implementasi 5R, tidak ada salahnya anda memulai lebih dulu di bagian anda sendiri (think globally, act locally) sebagai langkah untuk show of good performance.

Konsep 5R sebenarnya sangat mudah untuk diterapkan asal kita mempunyai tekad yang besar untuk memulainya. Berikut ini adalah petunjuk penerapan 5R yang mungkin bisa anda pakai sebagai bahan bacaan. 5R, adalah Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Atau bisa juga diartikan Memilah, Merapikan, Membersihkan, Menjaga/Mencegah dan Memperbaiki (Improvement).

• RINGKAS

Berarti memilah atau identifikasi. Apa yang perlu diidentifikasi?

Man Categorizing :
Pertama adalah "Man" (orang), kelompokkan member gudang menjadi 3 kelompok kinerja, Baik, Sedang, Buruk, hal ini penting untuk menentukan siapa yang akan membantu dan mendukung anda secara serius langkah-langkah 5R anda dan siapa yang menyambutnya dengan biasa-biasa saja dan siapa yang tidak mendukung, tentukan metode pendekatan untuk masing masing kelompok agar semua jadi berubah mendukung program 5R anda, buat organisasi team 5R.

Method (Activity) Categorizing :
Selanjutnya adalah "Metode" atau pekerjaan, teliti aktivitas-aktivitas member gudang, hilangkan (buat larangan atas) aktivitas yang tidak perlu dan buat prioritas atas aktivitas-aktivitas yang tidak bisa dihilangkan, hal ini bertujuan untuk mendapatkan waktu lebih banyak untuk menggarap pekerjaan penerapan 5R ini tanpa mengganggu aktivitas pokok gudang.

Material & Machine Categorizing :
Setelah itu barulah kemudian mulai bergerak mengidentifikasi barang dan alat-alat kerja (jika ada), buatlah hanya 2 kategori tegas, "dipakai " atau "tidak dipakai", dipakai berarti masih boleh disimpan, tidak dipakai berarti akan dimintakan ijin untuk dibuang. Jika hasil kelompok "dipakai" masih terlalu banyak, buat kategori tingkat kedua yaitu "fast moving", "slow moving", dan "unpredictable" (tidak tahu kapan akan dipakai). Tujuan kategori tingkat kedua ini untuk membantu anda menentukan lokasi penyimpanan, atau dengan kata lain hanya kategori fast dan slow moving saja yang mendapat prioritas pertama untuk disimpan di dalam gudang.

• RAPI

Berarti merapikan dan menstandarkan, apa yang harus dirapikan dan distandarkan, terus bagaimana merapikannya?

Man Standardization :
Standardisasi orang terdiri dari 2 hal, fisik dan non fisik. Fisik meliputi cara memakai seragam, sepatu, perawatan rambut dsb. Sedang non fisik meliputi standard kebutuhan tingkat pendidikan dan keahlian untuk suatu pekerjaan dan/atau tanggung jawab tertentu.

Method Standardization :
Siapapun orangnya jika melakukan pekerjaan yang sama harus dengan cara yang sama, ini yang disebut dengan standardisasi metode. Buat dalam bentuk tertulis work instruction (urutan kerja/prosedur) untuk setiap pekerjaan gudang, misalnya, pekerjaan/aktivitas penerimaan barang, penyiapan barang, penyerahan barang, packing, dsb. Pastikan semua langkah kerja mengandung nilai tambah dan bukan pemborosan. Prinsip standardisasi metode adalah tulis apa yang dilakukan dan lakukan apa yang ditulis.

Material & Machine Standardization :
Semua barang/alat/mesin ada tempatnya dan semua barang/alat/mesin berada di tempatnya. Jadi ada dua kata kunci "ada" dan "berada". Implementasi dari kata kunci yang pertama yaitu "ada" adalah dengan (1) menentukan pembagian lokasi gudang, (2) membatasinya dengan garis-garis di lantai dan (3) menamainya. Perlu diketahui bahwa lokasi gudang terdiri dari area yang merupakan batas horizontal atas pembagian lantai gudang, lorong yaitu area yang hanya dipakai untuk jalan atau lalu lalang, dan rak serta sel yang merupakan batas vertikal dan horizontal atas rak. Pastikan tidak ada satu tempat pun yang tidak mempunyai nama.
Implementasi dari kata kunci yang kedua yaitu "berada" adalah dengan mempertimbangkan hasil pemilahan barang menjadi fast dan slow moving, diawali dengan proses cleaning seluruh area dan rak, kita tentukan tempat penyimpanannya, jadi kita kombinasikan daftar barang/alat/mesin dengan daftar area menghasilkan daftar tempat penyimpanan barang/alat/mesin. Bagaimana cara menyimpan/menyusun masing-masing barang/alat/mesin di area atau rak juga ditentukan pada tahap ini. Prinsip yang dipakai untuk penataan adalah labelling atau penamaan semua tempat sesuai barang/alat/mesin yang menempatinya, leveling (khusus barang) atau penentuan standard jumlah penyimpanannya (agar mudah dihitung), dan support FIFO (khusus barang) atau diatur sedemikian rupa agar yang paling awal masuk tetap mudah diambil.

• RESIK

Berarti membersihkan dan menjaga kebersihan. Berbeda dengan 2R yang pertama yang sifatnya inisialisasi atau diharapkan dilakukan hanya sekali saja pada awal program 5R, Resik dilakukan secara kontinyu sehingga perlu ditentukan "Man" nya atau penanggung jawab Resik atas masing-masing area, "Method" nya atau bagaimana cara dan kapan membersihkannya, "Machine" nya atau apa saja alat yang dibutuhkan untuk Resik dan berapa banyak serta bagaimana penempatannya.

• RAWAT

Berarti menjaga ke-Ringkas-an, ke-Rapi-an, ke-Resik-an dan mencegah terjadinya ketidak-Ringkas-an, ketidak-Rapi-an, dan ketidak-Resik-an.

Yang dimaksud dengan ketidak-Ringkas-an antara lain :
- Merekrut karyawan dengan jumlah melebihi kebutuhan
- Melakukan aktivitas yang tidak bernilai tambah (tidak ada gunanya)
- Membeli alat yang tidak sesuai kebutuhan (over atau under specification)
- Membeli barang melebihi kebutuhan
- Melakukan kesalahan sehingga barang OK jadi NG
- Menunda solusi atas munculnya barang tidak terpakai

Yang dimaksud dengan ketidak-Rapi-an antara lain :
- Merekrut karyawan dengan kualifikasi atau skill melebihi kebutuhan
- Berpakaian tidak standard
- Melakukan pekerjaan tidak sesuai prosedur (tidak standard)
- Meletakkan barang tidak pada tempatnya
- Menyusun barang tidak sesuai aturan leveling dan tidak support FIFO
- Menunda solusi atas kondisi tidak Rapi

Yang dimaksud dengan ketidak-Resik-an antara lain :
- Tidak menjalankan prosedur Resik yang telah ditetapkan
- Membuang sampah tidak pada tempatnya
- Melakukan pekerjaan dengan resiko menyebabkan kondisi KOTOR
- Menunda solusi atas kondisi KOTOR

• RAJIN

Berarti perbaikan atau improvement, yaitu aktif mengusulkan dan menerapkan ide-ide baru pencegahan ketidak-Ringkas-an, ketidak-Rapi-an dan ketidak-Resik-an, serta ide-ide baru untuk meningkatkan kualitas Ringkas, Rapi, dan Resik.

Sumber : my experience

_____

Low Risk Low Return, High Risk not always gain High Return, but Optimize Risk will always drive to Higher Return

Inilah yang dicoba untuk dicapai saat kita berpikir bagaimana caranya untuk menekan modal tertahan dalam bentuk stock dan work in proses inventory tanpa mengabaikan kebutuhan ketersediaan barang 100%, sehingga dapat menekan inventory cost yang secara otomatis akan meningkatkan profit.

Sebagaimana judul tulisan ini berbunyi, bahwa sebuah sistem produksi yang dibangun di atas high level inventory akan mempunyai peluang lebih besar untuk tidak stop produksi (low risk) akibat kekurangan bahan tetapi dengan harus menanggung efek inventory cost yang tidak kecil pula (low return).

Sedangkan usaha reduce cost dengan cara menekan inventory level sekecil kecilnya tanpa konsep yang jelas akan beresiko meningkatnya lost time (stop) produksi akibat kehabisan bahan kebutuhan produksi (high risk), yang parahnya akan mempengaruhi ketepatan delivery ke customer (not high return) yang akhirnya akan mengurangi kepuasan dan kepercayaan customer, dan inlah yang paling berbahaya.

Dari gambaran contoh efek salah satu komponen sistem produksi diatas maka perlu dipikirkan sebuah cara untuk mendapatkan high return yang lebih pasti dengan cara meng “optimize resiko”. JISHUKEN adalah salah satu bentuk pendekatan atau metode untuk mengoptimze resiko. Resiko yang diakibatkan tidak hanya 1 faktor saja tapi resiko-resiko yang diakibatkan oleh hasil proses manajemen seluruh komponen atau bagian dari sistem produksi.

JISHUKEN sendiri mempunyai definisi yaitu aktivitas kaizen yang dimotori oleh manajemen dimana anggotanya harus mengidentifikasi bagian-bagian yang membutuhkan perbaikan terus menerus (continuous improvement) dan membuka diri untuk dilihat dan memperlihatkan informasi-informasi yang mendukung melalui organisasi untuk menstimulasi proses atau aktivitas kaizen itu sendiri.


Gambar 1. Jishuken Temple

Gambar Jishuken temple diatas memperlihatkan bahwa tujuan akhir Jishuken adalah menciptakan sebuah kondisi dari sistem produksi atau manufaktur yang disebut dengan Lean Manufacturing. Yaitu suatu sistem produksi yang berjalan tanpa 7 waste (hal yang dihindari atau dihilangkan). 7 waste itu adalah :

Waiting (Waktu menunggu)
Overproduction (Produksi berlebih)
Repair or Correction (Perbaikan/Koreksi)
Motion (Terlalu banyak gerakan)
Processing/Over-Processing (Proses yg terlalu lama)
Inventory (Inventory yg tinggi)
Convayence

Ketujuh waste tersebut disingkat menjadi W.O.R.M.P.I.C. Sedang Bapak Vincent Gaspers dalam tulisannya yang berjudul Lean-Sigma Green Company memperdetil waste menjadi 9 macam yang disingkat EDOWNTIME yaitu terdiri dari :

Environmental
Defect
Overproduction
Waiting
Not Utilizing employees knowledges, skills, abilities
Transportation
Inventories
Motion
Excessprocessing

Jishuken Temple terdiri atas 3 pilar utama yaitu Just In Time, Perbaikan Mental SDM, dan Jidoka atau Proses yang berkualitas.

Just In Time
Just In Time sendiri adalah suatu konsep mengeliminasi waste yang terjadi di lingkungan produksi dengan cara menyerahkan barang yang tepat (dibutuhkan) disaat yang tepat (dibutuhkan) dalam jumlah yang tepat (dibutuhkan) pula. Konsep ini diwujudkan dengan melakukan 3 metode yaitu :

1) PULL SYSTEM,
2) TAKT TIME
3) SINGLE PIECE FLOW

Aliran proses produksi memakai sistem tarik (Pull System), yaitu proses sebelumnya menyerahkan barang ke proses selanjutnya tepat pada saat proses selanjutnya membutuhkannya sejumlah satu persatu (Single Piece Flow), dengan lama penyiapan barang tersebut tidak lebih dari waktu yang dibutuhkan untuk memproses 1 pcs barang (Takt Time).

Jidoka
Pilar yang kedua dari Jishuken Temple adalah Jidoka yaitu membangun suatu proses yang berkualitas dengan beberapa tool yaitu :

1. Andon, visualisasi keadaan bahaya, problem pada lini produksi yang akan membantu semua orang yang terlibat dalam proses produksi segera mengetahui adanya masalah sehingga langkah cepat untuk mengatasinya dapat segera diambil.
2. Pokayoke, secara istilah berarti alat anti salah, adalah satu bentuk alat atau sensor yang didesain sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya kesalahan proses dan meningkatkan kualitas (baca : keseragaman produk).
3. Full Work System, dari dua aplikasi metode peningkatan kualitas proses diatas, maka akan dapat diupayakan semaksimal mungkin utilitas sumber daya produksi.

SDM
Pillar ketiga yang terpenting adalah tatanan dalam bangunan Jishuken Temple dijalankan oleh orang-orang yang bermotivasi dan berkemampuan tinggi serta fleksibel.

Kekuatan bangunan adalah terletak pada pondasinya, jadi bangunan Jishuken Temple ini harus dibangun di atas stabilitas operasional yang diciptakan dengan implementasi standarisasi kerja, total productive maintenance (TPM), dan high supplier reliability sebagai satu kesatuan dalam supply chain.

Referensi :
1. http://www.jishuken-europe.com
2. Gasperz, Vincent, Prof. Dr., Lean-Sigma Green Company Sebuah Landasan Kokoh Menuju Perusahaan yang Lebih "Environmentally Friendly and Social Responsible"

_____