5R, Langkah Menuju Kondisi yang Lebih Baik

Bagi mereka yang bertanggung jawab atas kinerja suatu bagian yang biasa disebut "Gudang" yang belum menerapkan 5R, permasalahan-permasalahan seperti low efficiency space karena banyaknya barang-barang yang tidak jelas pemakaian atau kapan dipakainya, proses penyiapan barang yang terlalu lama akibat harus mencari dulu dimana tempatnya, kondisi lingkungan kerja yang selalu kotor, member gudang yang low performance, akan sering dihadapi. Jika perusahaan secara keseluruhan belum mencanangkan implementasi 5R, tidak ada salahnya anda memulai lebih dulu di bagian anda sendiri (think globally, act locally) sebagai langkah untuk show of good performance.

Konsep 5R sebenarnya sangat mudah untuk diterapkan asal kita mempunyai tekad yang besar untuk memulainya. Berikut ini adalah petunjuk penerapan 5R yang mungkin bisa anda pakai sebagai bahan bacaan. 5R, adalah Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Atau bisa juga diartikan Memilah, Merapikan, Membersihkan, Menjaga/Mencegah dan Memperbaiki (Improvement).

• RINGKAS

Berarti memilah atau identifikasi. Apa yang perlu diidentifikasi?

Man Categorizing :
Pertama adalah "Man" (orang), kelompokkan member gudang menjadi 3 kelompok kinerja, Baik, Sedang, Buruk, hal ini penting untuk menentukan siapa yang akan membantu dan mendukung anda secara serius langkah-langkah 5R anda dan siapa yang menyambutnya dengan biasa-biasa saja dan siapa yang tidak mendukung, tentukan metode pendekatan untuk masing masing kelompok agar semua jadi berubah mendukung program 5R anda, buat organisasi team 5R.

Method (Activity) Categorizing :
Selanjutnya adalah "Metode" atau pekerjaan, teliti aktivitas-aktivitas member gudang, hilangkan (buat larangan atas) aktivitas yang tidak perlu dan buat prioritas atas aktivitas-aktivitas yang tidak bisa dihilangkan, hal ini bertujuan untuk mendapatkan waktu lebih banyak untuk menggarap pekerjaan penerapan 5R ini tanpa mengganggu aktivitas pokok gudang.

Material & Machine Categorizing :
Setelah itu barulah kemudian mulai bergerak mengidentifikasi barang dan alat-alat kerja (jika ada), buatlah hanya 2 kategori tegas, "dipakai " atau "tidak dipakai", dipakai berarti masih boleh disimpan, tidak dipakai berarti akan dimintakan ijin untuk dibuang. Jika hasil kelompok "dipakai" masih terlalu banyak, buat kategori tingkat kedua yaitu "fast moving", "slow moving", dan "unpredictable" (tidak tahu kapan akan dipakai). Tujuan kategori tingkat kedua ini untuk membantu anda menentukan lokasi penyimpanan, atau dengan kata lain hanya kategori fast dan slow moving saja yang mendapat prioritas pertama untuk disimpan di dalam gudang.

• RAPI

Berarti merapikan dan menstandarkan, apa yang harus dirapikan dan distandarkan, terus bagaimana merapikannya?

Man Standardization :
Standardisasi orang terdiri dari 2 hal, fisik dan non fisik. Fisik meliputi cara memakai seragam, sepatu, perawatan rambut dsb. Sedang non fisik meliputi standard kebutuhan tingkat pendidikan dan keahlian untuk suatu pekerjaan dan/atau tanggung jawab tertentu.

Method Standardization :
Siapapun orangnya jika melakukan pekerjaan yang sama harus dengan cara yang sama, ini yang disebut dengan standardisasi metode. Buat dalam bentuk tertulis work instruction (urutan kerja/prosedur) untuk setiap pekerjaan gudang, misalnya, pekerjaan/aktivitas penerimaan barang, penyiapan barang, penyerahan barang, packing, dsb. Pastikan semua langkah kerja mengandung nilai tambah dan bukan pemborosan. Prinsip standardisasi metode adalah tulis apa yang dilakukan dan lakukan apa yang ditulis.

Material & Machine Standardization :
Semua barang/alat/mesin ada tempatnya dan semua barang/alat/mesin berada di tempatnya. Jadi ada dua kata kunci "ada" dan "berada". Implementasi dari kata kunci yang pertama yaitu "ada" adalah dengan (1) menentukan pembagian lokasi gudang, (2) membatasinya dengan garis-garis di lantai dan (3) menamainya. Perlu diketahui bahwa lokasi gudang terdiri dari area yang merupakan batas horizontal atas pembagian lantai gudang, lorong yaitu area yang hanya dipakai untuk jalan atau lalu lalang, dan rak serta sel yang merupakan batas vertikal dan horizontal atas rak. Pastikan tidak ada satu tempat pun yang tidak mempunyai nama.
Implementasi dari kata kunci yang kedua yaitu "berada" adalah dengan mempertimbangkan hasil pemilahan barang menjadi fast dan slow moving, diawali dengan proses cleaning seluruh area dan rak, kita tentukan tempat penyimpanannya, jadi kita kombinasikan daftar barang/alat/mesin dengan daftar area menghasilkan daftar tempat penyimpanan barang/alat/mesin. Bagaimana cara menyimpan/menyusun masing-masing barang/alat/mesin di area atau rak juga ditentukan pada tahap ini. Prinsip yang dipakai untuk penataan adalah labelling atau penamaan semua tempat sesuai barang/alat/mesin yang menempatinya, leveling (khusus barang) atau penentuan standard jumlah penyimpanannya (agar mudah dihitung), dan support FIFO (khusus barang) atau diatur sedemikian rupa agar yang paling awal masuk tetap mudah diambil.

• RESIK

Berarti membersihkan dan menjaga kebersihan. Berbeda dengan 2R yang pertama yang sifatnya inisialisasi atau diharapkan dilakukan hanya sekali saja pada awal program 5R, Resik dilakukan secara kontinyu sehingga perlu ditentukan "Man" nya atau penanggung jawab Resik atas masing-masing area, "Method" nya atau bagaimana cara dan kapan membersihkannya, "Machine" nya atau apa saja alat yang dibutuhkan untuk Resik dan berapa banyak serta bagaimana penempatannya.

• RAWAT

Berarti menjaga ke-Ringkas-an, ke-Rapi-an, ke-Resik-an dan mencegah terjadinya ketidak-Ringkas-an, ketidak-Rapi-an, dan ketidak-Resik-an.

Yang dimaksud dengan ketidak-Ringkas-an antara lain :
- Merekrut karyawan dengan jumlah melebihi kebutuhan
- Melakukan aktivitas yang tidak bernilai tambah (tidak ada gunanya)
- Membeli alat yang tidak sesuai kebutuhan (over atau under specification)
- Membeli barang melebihi kebutuhan
- Melakukan kesalahan sehingga barang OK jadi NG
- Menunda solusi atas munculnya barang tidak terpakai

Yang dimaksud dengan ketidak-Rapi-an antara lain :
- Merekrut karyawan dengan kualifikasi atau skill melebihi kebutuhan
- Berpakaian tidak standard
- Melakukan pekerjaan tidak sesuai prosedur (tidak standard)
- Meletakkan barang tidak pada tempatnya
- Menyusun barang tidak sesuai aturan leveling dan tidak support FIFO
- Menunda solusi atas kondisi tidak Rapi

Yang dimaksud dengan ketidak-Resik-an antara lain :
- Tidak menjalankan prosedur Resik yang telah ditetapkan
- Membuang sampah tidak pada tempatnya
- Melakukan pekerjaan dengan resiko menyebabkan kondisi KOTOR
- Menunda solusi atas kondisi KOTOR

• RAJIN

Berarti perbaikan atau improvement, yaitu aktif mengusulkan dan menerapkan ide-ide baru pencegahan ketidak-Ringkas-an, ketidak-Rapi-an dan ketidak-Resik-an, serta ide-ide baru untuk meningkatkan kualitas Ringkas, Rapi, dan Resik.

Sumber : my experience

_____